La dematerializzazione dei documenti nell’università di Roma “Tor Vergata”

di | Pubblicato il 10 marzo 2015

ll tema della dematerializzazione dei documenti prodotti nell’ambito dell’attività della Pubblica Amministrazione è centrale all’interno dell’azione di Riforma ormai da diverso tempo. Si tratta effettivamente di un esempio notevole di “cambiamento” tecnico e organizzativo, indotto soprattutto dalla disponibilità di nuove tecnologie. Per comprendere la rilevanza dell’argomento, basti pensare alla mole di lavoro inerente la gestione e il trattamento di documenti, fascicoli e archivi interni e come questo sia una forma di core business nelle P.A. in termini di processi time consuming. Il numero di documenti/anno gestiti nel Pubblico è, infatti, nell’ordine di centinaia di milioni e le risorse umane e finanziarie impiegate si contano nelle decine di migliaia con un costo di miliardi di Euro.

Il primo passo verso un trattamento organico del problema è stato affrontato dallo Stato attraverso il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. n. 82/2005) il quale ha tracciato il quadro normativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Nello specifico l’Art. 42 del CAD sancisce che “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate.

Al fine di dare nuovo impulso al CAD nel 2009 è stato varato il Piano e-gov 2012 dal Ministero per la P.A. con lo scopo di definire i settori strategici e un insieme di progetti di innovazione digitale da perseguire entro il termine temporale del 2012. Punto di partenza del progetto consiste nel portare a compimento l’applicazione del Codice dell’Amministra-zione Digitale, sia attraverso un miglior utilizzo delle dotazioni informatiche già esistenti, sia con nuovi investimenti ICT, per consentire una riduzione importante degli oneri amministrativi per i cittadini.

Altri interventi importanti sono stati la Finanziaria 2008 che ha stabilito che la fatturazione nei confronti dello Stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica (il D.M. n. 55/2013 ha fissato la decorrenza degli obblighi di utilizzo) e le Regole Tecniche di fine 2013 che hanno introdotto operativamente le tematiche inerenti sia il sistema di conservazione dei documenti che il protocollo informatico (D.P.C.M. n. 03/2013).

L’Università di Tor Vergata ha da tempo avviato una serie di iniziative per recepire i vari cambiamenti normativi. Attraverso l’istituzione del “Comitato istruttorio per il controllo di gestione e la dematerializzazione dei documenti” sono state intraprese diverse azioni di ammodernamento e razionalizzazione dell’A-teneo.

Tra i principali progetti portati avanti dal Comitato possiamo annoverare:

  • Verbalizzazione elettronica;
  • Manuale di protocollo informatico;
  • Manuale di conservazione documentale;
  • Fatturazione elettronica.

 

La verbalizzazione elettronica consiste nel progetto di dematerializzazione della verbalizzazione degli esami da parte dei docenti. Questo processo ricopre un’importanza strategica per l’Ateneo in quanto automatizza il processo di caricamento degli esami sostenuti, all’interno dell’Anagrafica Nazionale degli Studenti. In base alle ultime riforme in ambito universitario, dalla riforma della l. 240/2010, fino ai D.M. del 4 novembre e 9 dicembre 2014 inerenti l’introduzione ufficiale del costo standard all’interno dei criteri di ripartizione del Fondo di Finanziamento Ordinario (FFO) 2014, abbiamo osservato come il conteggio e la trasmissione sia del numero degli studenti in corso che dei crediti formativi universitari (CFU) erogati, rivesta un ruolo fondamentale nel computo dei fondi assegnati all’Ateneo dal MIUR.

Il progetto è stato suddiviso in una prima fase di test che ha riguardato i soli dipartimenti di Ingegneria, e in una seconda fase di ampliamento delle procedure. Da gennaio 2014, con il supporto degli applicativi sviluppati ad hocdal Centro di Calcolo d’Ateneo, sono stati coinvolti nella sperimentazione 150 docenti e registrati elettronicamente oltre 2400 esami. Inoltre il sistema sviluppato è stato allineato con altri tool utilizzati per la programmazione didattica, come ad esempio l’applicativo GOMP sviluppato da Be Smart, un gestionale web per la composizione dell’offerta formativa. Al momento il progetto è nella fase di ampliamento a tutto il personale docente dell’Ateneo con l’obiettivo di completare la copertura totale (tranne che per alcune piccole aree esenti) entro luglio 2015.

Il Manuale di Protocollo Informatico, sviluppato per l’adeguamento dei processi interni d’Ateneo ai nuovi dettami della normativa emanata a fine 2013, è un progetto che prevede, tra le altre cose, la reingegnerizzazione dei processi di gestione dei documenti in entrata e in uscita di tutte e 49 le Aree Organizzative Omogenee (AOO) individuate all’interno dell’Università di Tor Vergata. Il processo di reingegnerizzazione è stato articolato nelle seguenti fasi: 1) fase di analisi dei processi di protocollazione (AS IS); 2) identificazione di possibili alternative per automatizzare il processo; 3) scelta della soluzione da implementare in base a una matrice costi/benefici; 4) reingegnerizzazione dei processi (TO BE); 5) formazione del personale interno per l’adeguamento alle nuove procedure.

Il piano di lavoro è partito con una prima fase di studio dei processi di protocollazione attuali (AS IS) all’interno dell’amministrazione centrale. A tal scopo di grande utilità è stato il progetto di crowdmapping dei processi interni illustrato nel numero 25 de Il Punto. Grazie a questo lavoro sono stati individuati i task critici da modificare o per esigenze normative o a causa di inefficienze di processo. Nella fase 2 sono state analizzate le varie alternativesoftware da implementare per la gestione documentale automatizzata. In seguito a un’analisi dei costi/benefici dei vari tool, nella terza fase è stato individuato come soluzione il software TITULUS prodotto da KION. Questo prodotto, oltre a essere perfettamente compliance con la nuova normativa, offre una gestione integrata delle varie operazioni di protocollazione e gestione documentale tramite elaborazione in workflow. Inoltre questo strumento permette la classificazione dei documenti tramite il titolario Titulus 97, uno standard elaborato da un gruppo interistituzionale e oggi tra i più usati nelle varie università italiane. Nella quarta fase sono stati coinvolti i vertici d’Ateneo per condividere possibili alternative di razionalizzazione dei processi. Infine nell’ultimo step, a oggi in via di programmazione, verranno formati i vari responsabili operativi delle varie AOO all’implementazione delle nuove procedure.

Lo sviluppo del Manuale di conservazione documentale, ha permesso all’Ateneo di adeguare i propri sistemi e processi interni alle nuove Regole Tecniche 2013 per la conservazione dei documenti nelle Pubbliche Amministrazioni. Sono state definite all’interno del Manuale le procedure e le tecniche inerenti l’intero ciclo di gestione documentale. Nello specifico, il Manuale descrive le competenze, i ruoli e le responsabilità degli attori coinvolti nel processo, l’implementazione delle operazioni di conservazione e gli aspetti gestionali per arrivare alla produzione del dispositivo contenente la documentazione digitale, il processo di apposizione della firma digitale, della marca temporale e tutti gli aspetti procedurali inerenti la registrazione dei dispositivi sostitutivi, le procedure di verifica dei documenti e la gestione delle copie di sicurezza.

Il processo di implementazione del nuovo sistema di conservazione documentale è stato articolato in due fasi: nella prima l’attività è stata incentrata sullo sviluppo del sistema per l’archiviazione e conservazione dei nuovi documenti digitali; nella seconda, a oggi in via di definizione, le operazioni si concentreranno sull’archiviazione dello storico e la realizzazione delle procedure di conservazione sostitutiva dei documenti.

Attraverso l’adeguamento agli standard della nuova normativa l’Università di Tor Vergata ha come obiettivo parallelo la possibilità di ottenere la certificazione AgID come istituto di conservazione documentale per enti terzi.

Il progetto per la fatturazione elettronica, infine, si è reso necessario per adeguarsi alla normativa introdotta con la finanziaria 2008 (L. 244/2007) che, insieme a ulteriori norme, ha reso obbligatorio dal 6 giugno 2014 per i fornitori della P.A. l’emissione del documento in modalità elettronica. Anche qui è stato necessario introdurre degli applicativi per l’automazione del processo e corsi di formazione del personale per il corretto utilizzo.

È evidente come la P.A., attraverso una rapida serie di iniziative normative, abbia voluto accelerare per completare il quadro regolamentare che garantirà digitalizzazione e semplificazione dell’azione amministrativa. La parola ora passa ai vari enti, tra cui appunto gli Atenei, che dovranno adeguarsi quanto prima alle nuove Regole Tecniche tenendo in considerazione non tanto le tempistiche di recepimento programmate nei vari decreti attuativi del CAD quanto i necessari bisogni di accessibilità e fruizione dei servizi informatici per conseguire appieno l’amministrazione digitale.

Tratto da . Scarica il numero in formato pdf.