{"id":732,"date":"2017-03-21T17:00:34","date_gmt":"2017-03-21T17:00:34","guid":{"rendered":"http:\/\/ilpuntomagazine.net\/?p=348"},"modified":"2017-03-21T17:00:34","modified_gmt":"2017-03-21T17:00:34","slug":"time-management-e-life-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ilpuntomagazine.net\/index.php\/2017\/03\/21\/time-management-e-life-management\/","title":{"rendered":"Time Management e Life Management"},"content":{"rendered":"

Il Time Management<\/span><\/h1>\n

\u00abChi fa un pessimo uso del tempo a disposizione \u00e8 colui che lamenta di avere poco tempo\u00bb. Questa citazione del moralista francese Jean De La Bruyere potrebbe sembrare una provocazione, ma in realt\u00e0 il tempo \u00e8 la variabile distribuita pi\u00f9 equamente, l\u2019unica risorsa disponibile nella stessa quantit\u00e0: 24 ore per tutti. Eppure si ha la sensazione di averne in quantit\u00e0 diversa, poich\u00e9 la differenza consiste nel subirlo o gestirlo. Non \u00e8 un caso che il tempo venga valutato in termini economici attraverso frasi come \u00abspendere tempo\u00bb o \u00abil tempo \u00e8 denaro\u00bb, poich\u00e9 averne una buona gestione \u00e8 importante sia per il successo professionale che per la soddisfazione dell\u2019individuo in generale. Tuttavia pochi sono bravi nel governarlo bene, mentre tutti sono maestri nel fornire scuse sull\u2019argomento.<\/span><\/p>\n

Molti pensano che i problemi riguardanti la gestione del tempo derivino da scarse capacit\u00e0 organizzative e credono che la situazione migliorerebbe se si acquisissero sistemi per ottimizzare la pianificazione, stabilire le priorit\u00e0, eliminare gli sprechi. Ed \u00e8 per questo motivo che investono in strumenti per perfezionare l\u2019utilizzo del proprio tempo senza rendersi, tuttavia, conto che la differenza vera non la fa il mezzo adottato bens\u00ec la sua applicazione, pi\u00f9 o meno costante.<\/span><\/p>\n

\"matrice\"Il punto cruciale sono le intenzioni: se non \u00e8 chiaro cosa si considera importante, si trover\u00e0 sempre un modo per boicottare qualsiasi progetto fornendo le relative giustificazioni. Un notevole contributo in tal senso proviene dall\u2019ex presidente statunitense D.D. Eisenhower, considerato un maestro di time management<\/i> ovvero della capacit\u00e0 di fare ogni cosa al momento giusto. Eisenhower affermava che \u00able scelte pi\u00f9 urgenti sono raramente le pi\u00f9 importanti\u00bb. Sulla base di tale concetto elabor\u00f2 un modello per la gestione delle priorit\u00e0, distinguendo le attivit\u00e0 da processare per urgenza e importanza:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. urgenza <\/b> significa che richiede attenzione immediata. Le questioni urgenti sono ben visibili e premono per farci agire. Spesso stanno a cuore ad altre persone e talvolta sono anche piacevoli, ma potrebbero essere prive di importanza;<\/span><\/li>\n
  2. importanza<\/b> riguarda i risultati da ottenere. Se qualcosa \u00e8 importante coincide con la visione personale, contribuisce a realizzare la missione, \u00e8 allineato con valori e convinzioni, legato a obiettivi prioritari.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Combinando tali parametri, si ottengono 4 quadranti che costituiscono la famosa Matrice di Eisenhower (S.R. Covey, I sette pilastri del successo<\/i>, Bompiani) riportata sopra.<\/span><\/p>\n

      \n
    1. Crisi<\/b> (importante e urgente): fare subito<\/i>. La tendenza a rinviare gli impegni in questo quadrante, ne comporta il continuo ingrandimento e assorbimento temporale, con reazione spontanea a fuggire nel Q4 per riposarsi. In tal modo, si trascorre un\u2019esistenza dominata da un continuo stress.<\/span><\/li>\n
    2. Governo<\/b> (importante, ma non urgente): decidere quando farlo<\/i>. \u00c8 il quadrante dell\u2019efficace gestione personale, perch\u00e9 riguarda la pianificazione, la prevenzione, l\u2019aggiornamento. Si tratta di compiti da svolgere con regolarit\u00e0, ma che raramente si attuano con\u00a0 <\/span>costanza, in quanto\u00a0 <\/span>considerati non urgenti. Le persone operativamente efficaci hanno in mente opportunit\u00e0 e non problemi, perch\u00e9 pensano prima (si riservano tempo per fare e pensare). Hanno anche momenti di crisi da stress, ma in numero esiguo; mantengono un buon equilibrio tra produttivit\u00e0 e capacit\u00e0 produttiva, concentrandosi su fattori ad alto valore aggiunto che incrementano quest\u2019ultima.<\/span><\/li>\n
    3. Delega<\/b> (non importante, ma urgente): farlo fare ad altri<\/i>. In questo quadrante rientrano i compiti da delegare, poich\u00e9 l\u2019urgenza di queste incombenze si basa spesso su priorit\u00e0 e aspettative altrui.<\/span><\/li>\n
    4. Recupero<\/b> (non importante, non urgente): farlo dopo<\/i>. In questo spazio vanno inserite le attivit\u00e0 rigenerative che, se ben pianificate e distribuite, consentono il recupero della capacit\u00e0 produttiva; altrimenti, se non adeguatamente governate, rappresentano un\u2019inutile perdita di tempo.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

      Una volta definite le mansioni da collocare in ciascun quadrante, \u00e8 interessante conoscere la distribuzione ideale in ciascuno di essi. L\u2019efficacia personale si accresce se si investe circa l\u201980% tra produttivit\u00e0 (Q1=30%) e capacit\u00e0 produttiva (Q2=50%) ovvero in azioni caratterizzate dall\u2019importanza, mentre la restante disponibilit\u00e0 va ripartita privilegiando l\u2019improcrastinabile (Q3=10%) rispetto allo spreco (Q4=10%) da ridurre il pi\u00f9 possibile. Le azioni compiute in Q1 e Q2 hanno un grande impatto sui risultati, migliorandoli velocemente, pertanto gli unici spazi a cui sottrarre risorse sono Q3 e Q4. Non si pu\u00f2 togliere tempo al <\/span>Q1, perch\u00e9 le attivit\u00e0 ivi contenute non possono essere rinviate, ma esso si riduce fisiologicamente man mano che si sposta l\u2019attenzione sul Q2. Appare, dunque, necessario imparare a \u201cdire s\u00ec\u201d ad alcune priorit\u00e0 e \u201cdire no\u201d ad altre, che a volte sono solo apparentemente tali, facendo in modo che \u00able cose importanti non debbano mai essere alla merc\u00e9 di quelle meno importanti\u00bb (J.W. Goethe).<\/span><\/p>\n

      Ogni giorno, si dice s\u00ec e no continuamente, decidendo cosa sia importante. Decidere viene dal latino do caedo <\/i>(dare un taglio) ovvero eliminare le alternative. Non si pu\u00f2 fare a meno di decidere, poich\u00e9 evitando di scegliere si opta di rimanere nella stessa situazione, esercitando indirettamente una delle possibilit\u00e0. \u00c8 difficile dire no alla popolarit\u00e0 che si ottiene dal Q3 o al piacere che deriva dal Q4, se non si ha un s\u00ec pi\u00f9 forte che orienta le scelte. Solo la chiarezza sulla direzione e la tenacia nel perseguire gli obiettivi predefiniti alimentano la volont\u00e0 di rifiutare ci\u00f2 che non si considera sostanziale, ricordando che anche se \u00abnon sempre facciamo ci\u00f2 che vogliamo, siamo comunque responsabili di quello che siamo\u00bb (J.P. Sartre).<\/span><\/p>\n

      Il Life Management<\/span><\/h1>\n

      \"ruota-vita\"Focalizzarsi sulla visione personale e allineare gli obiettivi da raggiungere alla propria missione fornisce una guida per orientare i comportamenti ed effettuare tali valutazioni in modo efficace. Le persone si sentono bene se vivono all\u2019interno dei propri valori (R. Dilts, I livelli di pensiero<\/i>, NLP Italy). Ma prima di intraprendere cambiamenti\u00a0 <\/span>specifici\u00a0 <\/span>\u00e8 neces<\/span>sario avere ben chiara la situazione attuale, esaminando le singole componenti che costituiscono il quadro globale e intervenendo sulle stesse in un\u2019ottica sistemica. Un utile mezzo per effettuare un\u2019autodiagnosi e analizzare con completezza i diversi aspetti dell\u2019esistenza, acquisendone consapevolezza, \u00e8 la ruota della vita (A. Rizzuto e A. Roberti, Il meglio di te con il coaching<\/i>, NLP Italy), che rappresenta un valido strumento di life coaching<\/i> per la definizione di obiettivi personali.<\/p>\n

      Essa fornisce una rappresentazione grafica dei diversi settori della vita rispetto ai quali la persona esprime il proprio livello di soddisfazione, fino a giungere alla costruzione di un grafico che simbolicamente evidenzia la misura dell\u2019equilibrio generale. Le aree oggetto d\u2019indagine sono:<\/span><\/p>\n

        \n
      1. Fisico, salute, vitalit\u00e0<\/span><\/li>\n
      2. Emozioni<\/span><\/li>\n
      3. Ambiente, beni materiali<\/span><\/li>\n
      4. Crescita personale<\/span><\/li>\n
      5. Svago<\/span><\/li>\n
      6. Famiglia<\/span><\/li>\n
      7. Vita sociale<\/span><\/li>\n
      8. Lavoro, carriera<\/span><\/li>\n
      9. Finanze, risparmi, investimenti<\/span><\/li>\n
      10. Contributo al mondo, missione personale, spirito \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<\/span><\/span><\/li>\n<\/ol>\n

        \u00c8 complesso avere una visione integrale della\u00a0 <\/span>propria vita e definire obiettivi di miglioramento, se si ragiona in termini generali. \u00c8 invece pi\u00f9 vantaggioso considerare singoli settori e agire su ciascuno di essi, per conseguire <\/span>quei risultati che gradualmente consentono di ottenere un livello di soddisfazione pi\u00f9 elevato. Tali settori diventano focus, punti di attenzione costante, su cui \u00e8 bene concentrarsi con regolarit\u00e0. Dopo\u00a0 <\/span>aver\u00a0 <\/span>individuato lo\u00a0 <\/span>stato at<\/span>tuale parcellizzato, diventa facile individuare le zone d\u2019intervento futuro e pianificare azioni finalizzate al raggiungimento e mantenimento dell\u2019equilibrio trasversale.<\/span><\/p>\n

        Una volta completato l\u2019esame del contesto attuale, si ripete l\u2019esercizio per determinare lo scenario futuro con relativi obiettivi di miglioramento che, in una logica paretiana, comprenda la definizione di traguardi che coinvolgono pi\u00f9 settori contemporaneamente. Il principio di Pareto descrive quel fenomeno statistico secondo cui la maggioranza degli effetti dipende da un numero esiguo di cause (R. Koch, Il principio 80\/20. Il segreto per ottenere di pi\u00f9 con meno<\/i>, Franco Angeli). Agli inizi del XX secolo, l\u2019economista Vilfredo Pareto osserv\u00f2 che l\u201980% della ricchezza del paese era detenuta dal 20% della popolazione, l\u201980% dei beni era prodotto dal 20% delle imprese, l\u201980% delle bevande era consumato dal 20% dei bevitori. Ed \u00e8 interessante notare che, ancora oggi, numerosi fenomeni hanno una distribuzione statistica in linea con la Legge 80\/20, dato che l\u201980% delle volte indossiamo il 20% degli indumenti presenti nell\u2019armadio, l\u201980% del tempo libero viene trascorso con il 20% degli amici, l\u201980% di un programma informatico si utilizza con il 20% delle funzioni, l\u201980% del deficit sanitario dipende dal 20% delle ASL, l\u201980% del fatturato \u00e8 determinato dal 20% dei clienti.<\/span><\/p>\n

        Il principio di Pareto non \u00e8 valido sempre e in ogni caso, ma risulta adeguato per fissare obiettivi in una visione sistemica e perseguire quelli che impattano sulla maggioranza dei risultati, poich\u00e9 \u00abse non si sa in quale porto andare, nessun vento sar\u00e0 mai a favore\u00bb (Seneca).<\/span><\/p>\n

        Il Tempo Biologico<\/span><\/h1>\n

        \"cicli\"I sistemi tradizionali di time management<\/i> si focalizzano su liste di impegni trasferiti in agende strutturate in base a una scansione cronologica degli eventi. Questi metodi, pur validi, trovano un limite nella mancanza di collegamento con i livelli energetici personali. <\/span><\/p>\n

        La produttivit\u00e0 dell\u2019individuo varia nell\u2019arco della giornata e, a eccezione di circostanze particolari (fatica eccessiva, malattia, periodi stressanti, sostanze assunte), il trend tende a essere costante. Escludendo fattori legati a comportamenti e abitudini che possono inficiarne l\u2019andamento, ognuno funziona con un orologio biologico (livello di energia che fluttua durante la giornata) e pu\u00f2 utilizzarlo a proprio favore, in modo che tali mutamenti diventino un\u2019opportunit\u00e0 piuttosto che un ostacolo. Per massimizzare l\u2019efficacia quotidiana, bisogna approfittare del tempo aureo (alta produttivit\u00e0), programmando la giornata in coerenza con i propri livelli energetici (ad esempio: svolgere attivit\u00e0 che richiedono concentrazione o creativit\u00e0 negli intervalli a elevata vitalit\u00e0, collocando i compiti routinari e a basso valore aggiunto negli spazi con minor produttivit\u00e0). Coordinare cicli energetici e requisiti dei compiti incrementa l\u2019efficienza, poich\u00e9 si svolge il lavoro nel momento pi\u00f9 appropriato evitando dispersioni, dato che \u00abogni ora di tempo perso \u00e8 una probabilit\u00e0 di danno per l\u2019avvenire\u00bb (N. Bonaparte).<\/span><\/p>\n

        Nel grafico in figura 3 si illustrano due sequenze energetiche opposte, denominate metaforicamente gufi (linea rossa) e allodole (linea verde).<\/span><\/p>\n

        L\u2019uso e la concezione del tempo sono fattori complessi da governare insieme, poich\u00e9 c\u2019\u00e8 un tempo breve e standardizzato, certo e prevedibile (scandito da scadenze e appuntamenti) e uno pi\u00f9 lungo, caratterizzato da imprevedibilit\u00e0 e discontinuit\u00e0 (necessario per l\u2019aggiornamento e il cambiamento). La realt\u00e0 richiede la capacit\u00e0 di amministrare un tempo duale (P.L. Celli, Narrare la leadership<\/i>, Luiss University Press), frenando la tentazione di agire sotto sollecitazione, ma distinguendo tra andare di fretta perseguendo solo l\u2019efficacia (fare presto) e andare veloci mirando anche all\u2019efficienza (fare presto e bene).<\/span><\/p>\n

        Nella gestione temporale bisogna agire come il nostro organismo biologico, un\u2019organizzazione duale con risorse che presidiano la routine e altre deputate al cambiamento. La capacit\u00e0 di sopravvivenza del corpo umano si basa sul possesso di quelle risorse che, non impiegate con continuit\u00e0, garantiscono un vantaggio competitivo in caso di emergenza. Soltanto il 10% delle componenti presidiano le funzioni demandate alla quotidianit\u00e0, mentre la restante parte \u00e8 costituita da riserve che subentrano in stato di crisi.<\/span><\/p>\n

        \u00a0\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

        Le persone efficienti devono, dunque, imitare il funzionamento dell\u2019organismo biologico e procurarsi quelle risorse che, non necessarie alla normalit\u00e0, formano quella riserva di capacit\u00e0 utili nei momenti di necessit\u00e0. Ma se gli spazi vengono riempiti con impegni indispensabili a gestire la quotidianit\u00e0 e ottenere risultati prevedibili, si rischia di non disporre di alcuna riserva. Pertanto, gestire bene il tempo non significa fare pi\u00f9 cose, ma farne meno, selezionando quelle davvero importanti. In sintesi, bisogna imparare a liberare tempo. Come insegnava Aristotele fin dall\u2019antichit\u00e0 \u00abnoi siamo ci\u00f2 che facciamo pi\u00f9 spesso; la perfezione, quindi, \u00e8 un\u2019abitudine\u00bb, la cui modifica apre un nuovo capitolo: il tempo del cambiamento.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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